为响应越南政府关于数字化转型和行政程序改革的政策，越南知识产权局（VNIPO）于2025年2月18日发布了438/TB-SHTT通知，宣布从2025年1月1日起，所有与专利、工业品外观设计、商标、异议和诉讼相关的官方文件将通过电子邮件形式传送。

电子文件将传送至申请人申报的电子邮件地址，并且与纸质文件具有同等的法律效力。

该政策旨在通过用电子通信方式取代纸质通知，提高效率，缩短处理时间，并简化与VNIPO的沟通。

需要注意的是：

1. 官方决定、通知及其他文件将仅通过邮件形式传送；

2. 如果电子邮件发送失败，VNIPO将改为纸质形式传送相关文件；

3. 如果申请人未提供电子邮件地址，VNIPO将继续按传统方式传送纸质文件；

4. 专利证书仍以纸质形式传送；

5. 若需要特定文件的纸质副本，需向VNIPO提出请求。

这一转型是越南知识产权局为提高知识产权案件处理效率、推动全球无纸化趋势的重要举措。为申请人带来更多便利，如果电子邮件地址变更，申请人也应及时通知VNIPO，以确保不会遗漏任何重要文件。